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Comitê inicia implantação do Sistema Eletrônico de Informações no HU-UFJF

ECONOMIA E SUSTENTABILIDADE

Comitê inicia implantação do Sistema Eletrônico de Informações no HU-UFJF

A partir de 18 de fevereiro, o SEI! substituirá o uso do papel na instituição

O Hospital Universitário da Universidade Federal de Juiz de Fora (HU-UFJF) iniciou a implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI!). A partir do dia 18 de fevereiro, todas as tramitações de documentos e processos administrativos da instituição serão realizadas pelo SEI! – o que significa mais sustentabilidade, economia e agilidade aos colaboradores e à população.

De acordo com o Gerente administrativo substituto do HU-UFJF/EBSERH, Bruno Azevedo Gomes Freitas, a iniciativa vai ao encontro dos anseios da comunidade interna, que utilizará diretamente o sistema, e também da coletividade. "O SEI! atende demandas como a sustentabilidade (evita a aquisição e a utilização de papel) e a economia de recursos financeiros (evita gastos com impressão e manutenção de equipamentos). Além disso, representa um ganho de celeridade na tramitação dos processos administrativos e documentos como memorandos, ofícios e planos de trabalho”, exalta.

O SEI! também irá otimizar as atividades que envolvem equipes. “Vários usuários podem atuar no mesmo processo simultaneamente: assinando, tramitando, revisando e colaborando com a construção”, acrescenta. Bruno também destaca que o HU-UFJF/EBSERH vive um momento de transformações, com a assinatura de um novo Contrato SUS, que expande a oferta assistencial e gera maior volume e variedade de procedimentos realizados. “Isso, por sua vez, impacta no ensino, pesquisa e extensão, o que gera um ganho de maturidade institucional com mapeamento e publicação de processos organizacionais. Dessa forma, o SEI, será fundamental no acompanhamento dessa nova fase do HU”, conclui.

Capacitação

A capacitação é essencial para a utilização do sistema pela comunidade interna e prestadores de serviços. Por isso, os colaboradores da empresa foram matriculados em um curso online específico na Plataforma 3EC, da Rede Ebserh. Os demais públicos poderão se capacitar gratuitamente por meio das atividades oferecidas pela Escola Virtual de Governo (EVG).

Comitê de Implantação

A implantação do SEI! no HU-UFJF/EBSERH está sendo conduzida junto à Ebserh Sede por um comitê instituído especificamente para a tarefa. Ele é composto por 17 colaboradores de diferentes áreas, e tem a atribuição de planejar, divulgar e acompanhar a utilização do novo sistema.

Membros:

Bruno Azevedo Gomes Freitas, Cláudia Tasca Folhadela, Frederico Camargo Cavalcante, Lívia Franco Pereira dos Santos, Lucas Lisboa Peths, Marcelo Alvim Jorge, Marcos Paulo Rafael Nunes, Maria Auxiliadora Vieira Mendes, Marilene Fernandes de Oliveira, Rejane Guingo Martins Ribeiro, Rodrigo Giacoia Mendes, Ronald Kleinsorge Roland, Sabrina Barra, Sebastião Marsicano Ribeiro Júnior, Sérgio Luiz Lima Corrêa, Tatiana Ragazzi da Nóbrega e Vitor Luiz Andrade.

Sobre o SEI

O SEI! é um sistema desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4). A solução é cedida gratuitamente para instituições públicas e permite transferir a gestão de documentos e de processos eletrônicos administrativos para um único ambiente virtual. No Brasil, mais de uma centena de entidades da administração pública já usam o SEI! ou estão em fase de adaptação. Em setembro de 2017, o SEI! começou a ser utilizado na Ebserh e, paulatinamente, tem sido implantado em todas as suas filiais.

Algumas das vantagens são: gestão de documentos e processos administrativos em um mesmo ambiente virtual; tramitação eletrônica de processos; trabalho simultâneo por diferentes atores; padronização de documentos por meio de modelos; aumento na transparência dos processos; redução dos gastos com papel, impressão e correios; maior eficiência na gestão documental; acesso via web.

Além disso, a ferramenta também trará benefícios específicos ao HU-UFJF/EBSERH, como a redução no trânsito de funcionários, documentos e processos administrativos entre as três unidades (Santa Catarina, Dom Bosco e CAPS), que são distantes fisicamente.