Hospital Universitário - HU-UFJF

Universidade Federal de Juiz de Fora - UFJF

Gestão Administrativa Gestão Administrativa

Divisão Administrativa Financeira Divisão Administrativa Financeira

Unidade de Contratos (UCONT)

Unidade de Contratos (UCONT)

A Unidade de Contratos do HU-UFJF/EBSERH está subordinada ao Setor de Administração, à Divisão Administrativa Financeira e à Gerência Administrativa do HU-UFJF.

Administrar, documentalmente, os instrumentos contratuais e convênios (latu sensu) do HU-UFJF, realizando as atividades de formalização, alteração e rescisão, bem como elaborar documentos acessórios, vinculados aos instrumentos obrigacionais, auxiliando, ainda, gestores e fiscais na execução dos contratos da instituição;

  • Gerir os contratos, cessões, doações, autorizações, convênios e demais instrumentos obrigacionais firmados, administrando sua vigência, alterações e eventos pertinentes;

  • Solicitar às áreas demandantes a indicação de gestores e fiscais de contrato, mantendo banco de dados atualizado;

  • Elaborar as minutas dos instrumentos obrigacionais relativos aos bens e serviços a serem contratados;

  • Manter relatórios atualizados com os dados referentes aos instrumentos obrigacionais firmados;

  • Atualizar rotineiramente as informações constantes da ferramenta Comprasnet-Contratos, de acordo com as normas vigentes;

  • Elaborar minutas e demais documentos vinculatórios relativos aos convênios (lato sensu);

  • Realizar os trâmites para emissão de Atestado de Capacidade Técnica;

  • Controlar a prestação, complementação ou alteração das garantias contratuais;

  • Subsidiar o Setor de Administração na elaboração de consultas jurídicas quanto aos temas de sua competência; e

  • Apresentar relatórios periódicos contendo análise da gestão de contratos do hospital.

a) Minutar e formalizar Contratos, Comodatos e Instrumentos Congênere

Cabe à Unidade de Contratos elaborar as minutas de todas as contratações, que resultarão na formalização de instrumento obrigacional “contrato” ou “termo de comodato”. Nesta etapa, a Unidade realizada também a atividade acessória de revisão dos documentos já acostados aos processos, tais como: termos dereferência, planos de trabalho, matriz e mapas de riscos, entre outros.

A formalização dos instrumentos ocorre após finalizada a fase de seleção do fornecedor e a emissão da Nota de Empenho, com base na minuta anteriormente elaborada.

Diferentemente, os instrumentos congêneres (convênios), possuem tramitação direta entre a Unidade de Contratos, Setor de Administração e a área organizacional da estrutura hospitalar, a qual se destina o objeto da parceria, ficando a cargo dos envolvidos: a formação de grupos de trabalho, desenvolvimento de documentos vinculatórios e a formalização do instrumento

b) Gestão documental dos contratos, comodatos e demais instrumentos congêneres

Fica sob a responsabilidade da Unidade de Contratos, em conjunto com gestores e fiscais, o controle dos instrumentos obrigacionais e de toda e qualquer alteração a ser realizada.

As principais alterações realizadas são: prorrogações; acréscimos e supressões (quantitativas e qualitativas); recomposição do equilíbrio econômico (revisão de preços, reajuste e repactuação); renovações orçamentárias e rescisões contratuais.

Destacamos o controle de vigência contratual, que culmina no processo de prorrogações do hospital, como sendo a atividade de maior extensão da Unidade.

c) Gerenciamento da Plataforma Comprasnet 4.0 – Contratos

O Comprasnet Contratos é a ferramenta do governo federal que automatiza os processos de gestão contratual e conecta servidores públicos responsáveis pela execução e fiscalização de contratos, tornando informações disponíveis a qualquer momento e melhorando as condições de gestão e relacionamento com fornecedores.

As publicações realizadas anteriormente através do Sistema de Gestão de Contratos – SICON, foram absorvidas pela plataforma.

Fica a cargo da Unidade de Contratos a inserção de todos os dados referentes aos contratos do hospital, com exceção das informações concernentes à gestão e à fiscalização, que fica sob a responsabilidade da equipe designada.

d) Portarias de nomeação de Gestores e Fiscais de Contratos

Encontra-se sob incumbência da Unidade de Contratos a elaboração de Minutas de Portarias de Nomeação das equipes de fiscalização dos instrumentos obrigacionais para assinatura e publicação da autoridade competente, com poderes para tal delegação. A instrução processual e divulgação das portarias também ficam a cargo da Unidade.

e) Fiscalização Administrativa de Contratos

Os colaboradores da Unidade de Contratos são designados para acompanhar e fiscalizar, administrativamente, as contratações que possuem como objeto serviços de tecnologia da informação e comunicação – TIC, realizando os atos necessários, de acordo com a Instrução Normativa nº 001/2019 -ME/SEGES.

f) Apoio à Gestão e à Fiscalização Contratual

A Unidade desenvolve a atividade de apoio as equipes de fiscalização, no que concerne a possíveis modificações contratuais, substituições de fiscais, apurações de irregularidade, repactuações, entre outras questões que surgem no decorrer da execução contratual, participando de reuniões iniciais de contratos, como também nas de alinhamento, quando requisitado pela gestão.

g) Emissão de Atestado de Capacidade Técnica

O Atestado de Capacidade Técnica é o documento hábil a comprovar que a contratada prestou determinado serviço ou ofertou determinado bem, estando, portanto, capacitado a fazê-lo novamente. Só ocorre a emissão de um ACT, caso a execução contratual tenha ocorrido de acordo com as condições pactuadas no instrumento, sem a ocorrência de fatos desabonadores.

h) Controle da Prestação, Complementação e Atualização de Garantias Contratuais.

A garantia contratual tem por objetivo reduzir possíveis impactos financeiros que o hospital possa sofrer, nos casos de inadimplemento do contrato, ficando sob a gestão da Unidade, o controle da prestação, nos casos de novas contratações; da complementação, nos casos de alteração dos valores contratados; e da atualização, nos casos de prorrogação contratual.

i) Cadastro externo de fornecedores para assinatura, via Sistema Eletrônico de Informações - SEI

Com advento do Sistema Eletrônico de Informação (SEI) e a habilitação para que os representantes das empresas contratadas pudessem realizar as assinaturas de forma eletrônica, surgiu a necessidade de cadastrá-los previamente. Diante deste cenário, ficou alinhando entre as Unidades do Setor de Administração que a Unidade de Contratos ficaria responsável por cadastrar os representantes dos contratos que já se encontravam vigentes e atualizar o cadastro nos casos de alterações.

Os colaboradores da Unidade participam de Comissões Permanentes no HU-UFJF, em diversas áreas. São elas:

Comissão de Apuração de Irregularidade no Fornecimento de Bens e Serviços (CADIF) Possui como finalidade analisar e apurar possíveis irregularidades no decorrer da execução das contratações realizadas pelo HU-UFJF, emitindo parecer para subsidiar a autoridade competente no que concerne a aplicação de sanções administrativas.

Núcleo de Gestão e Fiscalização de Contratos (NGFC) - Possui como objetivo zelar pela adequada gestão e fiscalização dos contratos administrativos celebrados pelo HU-UFJF, realizando mapeamento de processos, capacitações internas, reuniões periódicas e emissão de notas técnicas, entre outras ações que subsidiam as equipes de fiscalização.

Comissão de Gerenciamento de Resíduos de Serviços de Saúde (CGRSS) Possui como escopo definir as ações que visem à implantação, implementação e manutenção do Programa de Gerenciamento de Resíduos de Serviços de Saúde Hospitalar no Hospital Universitário da UFJF, de acordo com as normas vigentes.

Comissão Permanente de Acúmulo de Cargos (CPAC) – Possui como atribuição assessorar a Divisão de Gestão de Pessoas e Unidade de Administração de Pessoal, realizando a fiscalização da regularidade funcional, relativa à acumulação de cargos dos empregados públicos da Ebserh, lotados no HU-UFJF.

Com o objetivo de melhoria institucional, otimização e padronização dos processos de trabalho da Unidade, fica a cargo desta desenvolver os mapeamentos, descritivos, documentos modelos, indicadores, bem como a condução dos riscos das respectivas atividades, prevendo planos de prevenção e contingência, seguindo o Modelo de Governança de Processos do HU-UFJF.

Atualmente, a UCONT possui os seguintes Processos homologados, com os respectivos indicadores e mapas de riscos:

Processo de Nomeação de Gestor e Fiscal de Contrato

Processo de Formalização de Contratos

Processo de Prorrogação de Contratos

Processo de Formalização, Complementação ou Renovação de Garantias Contratuais

Em construção...

Diego Passini Soares
Chefe da Unidade de Contratos
diego.soares@ebserh.gov.br

Christiany de Souza Ambrósio Lacerda
Assistente Administrativa
christiany.lacerda@ebserh.gov.br

Ronnie Willian Teodoro Pinto
Assistente Administrativo
ronnie.pinto@ebserh.gov.br

contratos.hujf@ebserh.gov.br
(32) 4009- 5225 e (32) 4009-5194

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