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Sistema digital elimina documentos em papel

SEI

Sistema digital elimina documentos em papel

Gestão de processos administrativos ganha eficiência e transparência com tecnologia

VITÓRIA (ES) - Foi dada a largada! O Hospital Universitário Cassiano Antônio Moraes (Hucam-Ufes) começou, na manhã desta segunda-feira (03/06), a usar um sistema digital de gestão de documentos e processos administrativos que promete reduzir em até 90% o tempo de tramitação desses dados no hospital.

Trata-se do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), presente agora em 28 hospitais da rede da Empresa Brasileira de Serviços Hospitalares (Ebserh), incluindo o Hucam-Ufes.

Adeus, papel

Neste sistema, os processos eletrônicos são acessados em um único ambiente virtual. A partir desta nova ferramenta, a tramitação de processos no Hucam-Ufes passa a ser exclusivamente eletrônica, possibilitando uma significativa redução dos gastos com papel, impressão e correios.

Um comitê de implantação foi instalado em maio para que a transição ocorresse com o menor número possível de incidentes. Uma grande força-tarefa, por exemplo, foi feita para digitalizar antigos processos que estavam em papel e terão que ser tramitados na nova plataforma.

Uma breve apresentação do SEI foi feita nesta manhã para chefes de divisão e de setores para marcar o início oficial das atividades. 

O SEI foi escolhido como a solução de processo eletrônico no âmbito do projeto Processo Eletrônico Nacional (PEN), iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da administração pública, com o intuito de construir uma infraestrutura pública de processos e documentos administrativos eletrônicos. Coordenado pelo Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão (MP), o PEN proporciona a integração de diferentes esforços que já estavam em curso no âmbito do governo federal e objetiva a melhoria no desempenho dos processos da administração pública, com ganhos em agilidade, produtividade, transparência, satisfação do público usuário e redução de custos. 

Devido às características inovadoras do SEI e do sucesso da prática de cessão da ferramenta sem ônus para outras instituições, o SEI transcendeu a classificação de sistema eletrônico da Justiça Federal da 4ª Região, para galgar a posição de projeto estratégico para toda a administração pública, amparando-se em premissas altamente relevantes e atuais, tais como: a inovação, a economia do dinheiro público, a transparência administrativa, o compartilhamento do conhecimento produzido e a sustentabilidade.

Espera-se que o tempo estimado para tramitação de um processo dentro da Ebserh, quando o SEI! for integralmente implantado em toda a rede, seja reduzido em até 90% em relação aos prazos atualmente praticados.

Vantagens

O sistema é totalmente eletrônico e pode ser acessado remotamente por diversos tipos de equipamentos, como microcomputadores, notebooks, tablets e smartphones. Uma funcionalidade que se destaca é a possibilidade de tramitação em múltiplas unidades – ao contrário do que acontecia com os processos em papel, vários setores podem tomar providências e se manifestar simultaneamente. O SEI também fornece modelos de documentos, tem ferramenta de busca de processos e gera estatísticas de desempenho.

 

 

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