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Gestão documental é tema de grupo de trabalho no Complexo Hospitalar da UFC

ADMINISTRAÇÃO HOSPITALAR

Gestão documental é tema de grupo de trabalho no Complexo Hospitalar da UFC

O Hospital Universitário Walter Cantídio (HUWC) gera em torno de 1.300 novos prontuários a cada mês e a Maternidade-Escola Assis Chateaubriand outros 1.450. O prontuário é um documento composto por dados relativos ao paciente que vão desde informações do histórico familiar e anamnese ao registro de sintomas, exames, prescrições e tratamentos a que o paciente é submetido na instituição hospitalar. Dada a grande importância e considerando que as áreas ocupadas por prontuários no Complexo estão no limiar de sua capacidade de armazenamento, a Gerência Administrativa instituiu um grupo de trabalho (GT) responsável por planejar toda a gestão documental dos dois hospitais.

     No dia 27 de fevereiro de 2020 foi realizada a primeira reunião do grupo, formado por administradores, médicos, farmacêutico, enfermeiros e analistas de Tecnologia da Informação, contando ainda com a relevante participação da Profa. Dra. Virgínia Bentes, do Departamento de Ciências da Informação da UFC. O GT tem como objetivos planejar todo o processo de gestão de documentos para os HUs da UFC, da estrutura de armazenamento da informação aos processos para sua digitalização, descarte e compartilhamento.

     Esta primeira reunião teve como pauta a apresentação do diagnóstico dos Serviços de Arquivo Médico e Estatístico (SAMEs) do HUWC e da MEAC e apresentação dos membros. Os trabalhos seguirão com a formação de dois sub-grupos: Um que tratará da documentação administrativa e outro que tratará da documentação do paciente. Pretende-se definir a estratégia que leve à menor produção de arquivo físico e ao melhor armazenamento e tratamento dos prontuários impressos, bem como a implementação de medidas para que o prontuário nasça digital. Este trabalho é estratégico para maximizar a manutenção adequada de importantes informações históricas e epidemiológicas. Os arquivos administrativos também passarão por análise e redesenho com os mesmos objetivos.