O Hospital das Clínicas da UFMG (HC-UFMG), administrado pela Empresa Brasileira de Serviços Hospitalares (Ebserh), iniciou neste mês a implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), sistema de produção e gestão virtual de documentos. Com ele, requerimentos como solicitações de férias, licença maternidade e afastamento para capacitação, por exemplo, passarão a ser feitos online. A previsão é que a partir do dia 29 de abril todas as tramitações de processos administrativos da instituição sejam realizadas exclusivamente pelo SEI, promovendo economia, sustentabilidade e agilidade.

O Sistema Eletrônico de Informações, desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), é uma plataforma intuitiva, estruturada com boa navegabilidade e usabilidade que possibilita a produção, a edição, a assinatura e o gerenciamento online de documentos como pedidos de compra, processos, memorandos, circulares, despachos e solicitações diversas à DivGP. Além da tramitação virtual, que resulta em agilidade, ele possibilita a padronização de documentos; o acesso remoto por meio de diversos tipos de equipamentos (notebooks, tablets, smartphones); o aumento na transparência dos processos; o trabalho simultâneo por diferentes atores, a redução de gastos e a melhoria nos fluxos de trabalho.

Dezesseis hospitais universitários já implantaram o sistema e 24 estão em processo. Até o final de 2019, ele deve ser realidade em todas as unidades da rede. Segundo a Ebserh, a estimativa é que o SEI promova uma economia anual de aproximadamente R$ 1 milhão com a redução de serviços de Correios, impressão, espaço físico, material de expediente, dentre outros. “Como será tudo eletrônico, teremos redução de impressão e, consequentemente, de papel e tinta, por exemplo. Teremos, certamente, uma economia significativa para o HC-UFMG”, afirmou a gerente administrativa Elizete Maria da Silva Neme.

Capacitação

Os trabalhadores, sejam eles empregados, servidores cedidos ou prestadores de serviço, precisarão utilizar o SEI em algum momento, como para solicitar férias. Por isso mesmo, é muito importante saber como funciona a plataforma.

Para capacitar os usuários, a Ebserh desenvolveu um curso obrigatório, já disponível neste link, com carga horária de 8h. Nele, o colaborador irá aprender a cadastrar um processo, assinar documentos, acompanhar a sua tramitação, dentre outros.

Todos os colaboradores já foram inscritos automaticamente no curso e receberam as instruções (login e senha) por email. Haverá emissão de certificado.