Hospital de Clínicas

da Universidade Federal do Triângulo Mineiro

Regulamento da Unidade de Planejamento Regulamento da Unidade de Planejamento

reg uni plan

Capítulo I

Disposições iniciais

 

Art. 1.º Este regulamento foi elaborado como intuito de organizar, aprimorar, otimizar e padronizar as atividades e rotinas da Unidade de Planejamento, tendo como foco principal a possibilidade de oferecer um atendimento rápido, eficaz e de qualidade às Unidades Organizacionais do Hospital de Clínicas da Universidade Federal do Triângulo Mineiro, administrado pela Empresa Brasileira de Serviços Hospitalares, em todos os níveis hierárquicos.

 

Art. 2.º O conteúdo deste regulamento possibilitará o acesso às informações necessárias ao funcionamento da Unidade, tais como definir os fluxos dos procedimentos e as orientações sobre as condições de trabalho a serem adotadas e compartilhadas entre a equipe.

 

Art. 3.º Este regulamento facilitará a identificação, a análise e a correção dos pontos críticos e de possíveis não conformidades que vierem a ocorrer em cada etapa do processo de trabalho, e ainda possibilitará aos gestores uma visão global e ao mesmo tempo detalhada da estrutura funcional e organizacional da Unidade de Planejamento, propiciando uma base para a realização de um planejamento adequado de um programa de capacitação técnica-científica e humanitária.

 

Capítulo II

Caracterização

Seção I

Caracterização geral

 

Art. 4.º A Unidade de Planejamento do HC-UFTM, administrado pela Empresa Brasileira de Serviços Hospitalares (Ebserh), caracteriza-se da seguinte forma:

I - título: Unidade de Planejamento;

II - localização: Avenida Getúlio Guaritá, 130, bairro Abadia, 2.º andar do HC-UFTM, corredor administrativo, Sala da Superintendência;

III - ambientes de trabalho: Sala da Superintendência;

IV - vinculação: Superintendência;

V - cargo de gestão: Chefe da Unidade.

 

Seção II

Estrutura física

 

Art. 5.º A Unidade de Planejamento utiliza da seguinte estrutura física para o desenvolvimento de suas atividades:

N.º

Classificação

Quantidade

Objetivo

1

Sala

1

Planejar e desenvolver ações, como monitoramento e avaliação da Unidade e referência para os profissionais da Unidade e da Instituição.

 

Capítulo III

Responsabilidades

Seção I

Missão

 

Art. 6.º A Unidade de Planejamento tem por missão assessorar a equipe de governança do HC no desenvolvimento de ações de planejamento institucional contribuindo para o alcance da missão da própria Instituição.

 

Seção II

Visão

 

Art. 7.º A Unidade de Planejamento tem por visão ser referência para as Unidades Organizacionais do HC, em todos os níveis hierárquicos, como órgão de controle de normas institucionais e de assessoria da governança no desenvolvimento institucional.

 

Seção III

Valores

 

Art. 8.º São valores da Unidade de Planejamento, em consonância com os valores do HC-UFTM:

I - preceitos ético-legais;

II - humanização do cuidado;

III - responsabilidade;

IV - respeito aos direitos do paciente;

V - trabalho em equipe;

VI - eficiência, eficácia e efetividade;

VII - cooperação e integração;

VIII - padronização de condutas;

IX - educação permanente.

 

Seção IV

Produtos

 

Art. 9.º Constituem produtos da Unidade de Planejamento:

I – controle dos documentos normativos da Instituição (manuais, planos de trabalho, procedimentos operacionais padrão - POPs, protocolos assistenciais/de serviço, regimentos, regulamentos e normas operacionais), bem como análise quanto à necessidade de ajustes técnicos de elaboração (estética, objetivos, fundamentação legal, pertinência);

II – orientações, às equipes das Unidades Organizacionais, em todos os níveis hierárquicos, no processo de elaboração dos documentos normativos para posterior publicização;

III – relatórios e documentos referentes ao monitoramento e avaliação do PDE;

IV – alimentação do sistema de monitoramento do Plano Diretor Estratégico (PDE) subsidiando a Ebserh e o HC com dados e informações atualizadas;

V – elaboração e publicização do portfólio do PDE Institucional;

VI – orientações às equipes das Unidades Organizacionais, em todos os níveis hierárquicos, quanto às informações consideradas públicas no âmbito da Administração Pública Federal com constante monitoramento do sítio eletrônico da Instituição, conforme determina a Lei de Acesso à Informação (LAI).

VII – controle das comissões hospitalares obrigatórias ou não, observando a necessidade de atualização dos regimentos, atos de nomeação e publicização de documentos;

VIII – elaboração de Normas Operacionais, sob demanda, a partir da necessidade da Instituição ou da solicitação das equipes assistenciais e/ou administrativas;

IX – elaboração das Resoluções do Colegiado Executivo;

X – monitoramento mensal do sistema de gerenciamento de informações da Auditoria da Ebserh, com identificação e encaminhamento de apontamentos ao gestor responsável por realizar manifestações de resposta à Auditoria e acompanhamento das respostas até o arquivamento do apontamento pela Auditoria;

XI – relatório de gestão da equipe de governança, referente ao desempenho institucional do HC;

XII – relatório de atividades da Unidade de Planejamento.

 

Seção V

Clientes

 

Art. 10. São clientes internos e externos da Unidade de Planejamento:

I - Unidades Organizacionais do HC, em todos os níveis hierárquicos;

II - UFTM;

III - Ebserh.

 

Seção VI

Competências

 

Art. 11. Compete à Unidade de Planejamento, conforme regimento interno do HC:

I - assessorar a equipe de governança do complexo hospitalar na elaboração, implementação, monitoramento e avaliação do planejamento estratégico institucional;

II - coordenar internamente a elaboração de planos estratégicos e operacionais do hospital, em consonância com as diretrizes da Ebserh, da UFTM e do Sistema Único de Saúde (SUS);

III - propor e implementar metodologias e instrumentos voltados para a gestão estratégica;

IV - propor e implementar fluxos e instrumentos para o monitoramento das ações desenvolvidas, dos indicadores de gestão hospitalar, das metas pactuadas e demais parâmetros de interesse institucional;

V - avaliar continuamente a consecução das metas estabelecidas no contrato entre a UFTM e Ebserh, fornecendo subsídios para a tomada de decisão;

VI - monitorar e avaliar a consecução do PDE, subsidiando a Superintendência e a Sede com relatórios, dados e informações atualizadas;

VII - participar de grupos de trabalho, de reuniões e acompanhar projetos e atividades desenvolvidos no âmbito da Superintendência;

VIII - apoiar as Gerências na obtenção das certificações pertinentes, bem como monitorar a manutenção do atendimento aos requisitos para tal;

IX - subsidiar a Ebserh na elaboração de relatórios e documentos técnicos referentes à avaliação de desempenho institucional do hospital;

X - promover a articulação entre as gerências na consecução dos objetivos e metas do planejamento institucional;

XI - exercer outras atribuições, no âmbito de sua competência, determinadas pela Superintendência.

 

Capítulo IV

Capital Humano

Seção I

Deveres

 

Art. 12. São deveres gerais dos colaboradores lotados na Unidade de Planejamento:

I - comparecer ao trabalho trajado adequadamente;

II - usar o crachá nas dependências do hospital;

III – tratar a todos com urbanidade;

IV - cumprir os procedimentos operacionais padrão (POPs), referentes às tarefas para as quais foi designado;

V - acatar as ordens recebidas de seus superiores hierárquicos, com zelo, presteza e pontualidade;

VI - observar rigorosamente os horários de entrada e saída e de refeições, determinados pela chefia e os estabelecidos em lei;

VII - utilizar os Equipamentos de Proteção Individual (EPI), sempre que necessário, e acatar as normas de segurança da instituição;

VIII – comunicar ao chefe imediato, com antecedência, a impossibilidade de comparecer ao serviço;

IX – acatar as normas operacionais da Instituição, sob pena de sanções administrativas;

X - participar dos programas de capacitação para os quais for convocado;

XI – compartilhar conhecimentos obtidos em cursos ou eventos patrocinados pela Instituição;

XII - participar de reuniões periódicas para revisão de serviços, sugestões operacionais e reciclagem de conhecimentos a serem definidos pela chefia;

XIII - zelar pelo patrimônio da instituição, prevenindo quaisquer tipos de danos materiais aos equipamentos, instalações ou qualquer outro patrimônio, e informar/registrar possíveis danos assim que identificar ou tomar conhecimento dos mesmos;

XIV - manter seus registros funcionais atualizados;

XV - guardar sigilo sobre informações de caráter restrito, de que tenha conhecimento em razão de cargo, emprego ou função;

XVI - submeter-se aos exames médicos ocupacionais (admissional, periódico, retorno ao trabalho) ou quando determinado pelo Serviço de Saúde Ocupacional do Trabalhador;

XVII - observar e cumprir o Código de Ética da profissão e os Regulamentos inerentes a cada vínculo na Instituição.

 

Seção II

Cargos e atribuições

 

Art. 13. A Unidade de Planejamento possui os seguintes cargos e atribuições, assim especificados:

1

 

Chefia

 

 

Requisito para ocupação do cargo: Graduação e capacitação em gestão pública

Atribuições:

Planejar, organizar e gerenciar as atividades da Unidade;

Coordenar as atividades da equipe vinculada;

Implantar e avaliar os documentos normativos da Unidade;

Identificar necessidades e propor ações de educação permanente da equipe;

Participar das atividades de educação permanente desenvolvidas na Instituição e na rede Ebserh;

Participar de Grupos de Trabalho, Comissões e Reuniões Administrativas determinadas pela Instituição;

Auxiliar na construção e gerenciamento do centro de custo da Unidade;

Conferir e aprovar as escalas de trabalho, a programação de férias e as solicitações de afastamentos, conforme normativas legais;

Realizar as avaliações de desempenho dos servidores e empregados públicos, juntamente com os coordenadores, na presença do funcionário, conforme legislação;

Manter a página da Unidade atualizada no sítio eletrônico do HC, conforme determina a Lei de Acesso à Informação contendo, no mínimo, os seguintes dados: identificação, horário de atendimento, localização, telefone e e-mail, nome dos membros que compõem a equipe e cargos ocupados, descrição de histórico do setor (opcional), competências, descrição das atividades desenvolvidas e relatórios de produção;

Definir processos de trabalho no âmbito da Unidade de Planejamento, de acordo com as exigências institucionais, proporcionando retorno adequado à alta gestão e à sua equipe;

Manter a equipe ciente das exigências institucionais, por meio de reuniões ou informativos;

Apresentar habilidades em liderança, trabalho em equipe, mediação de conflitos, processos de comunicação, decisão, negociação e mudanças;

Como membro da Comissão de Implementação e de Execução Orçamentária (CIIEO):

Elaborar, acompanhar e avaliar a proposta orçamentária no âmbito do HC-UFTM;

Propor ações para o aprimoramento, otimização e controle dos recursos orçamentários, visando a sua melhor distribuição e aplicação;

Elaborar documentos administrativos da CIIEO e atualização de sua página no sítio eletrônico da Instituição;

Como membro da Comissão da Lei de Acesso à Informação:

Avaliar, analisar e decidir sobre o tratamento e a classificação de informação considerada sigilosa na Instituição;

Monitorar informações consideradas públicas no âmbito da Administração Pública Federal;

Garantir o direito ao acesso à informação e verificar cumprimento na Instituição;

Como substituto do Superintendente no Comitê Gestor de Tecnologia da Informação      (CGTI):

Propor a política e as diretrizes de TI para a melhoria contínua da gestão, em alinhamento à missão, às estratégias e às metas da Instituição;

Propor ao Superintendente do HC-UFTM o Plano Diretor de Tecnologia da Informação (PDTI), observadas as diretrizes estabelecidas na política de TI do Governo Federal, respeitadas as peculiaridades técnicas e funcionais do HC-UFTM;

Analisar, supervisionar e priorizar, em conformidade com as políticas do HC-UFTM e do PDTI, o planejamento anual de aquisições, contratações e serviços de TI;

Propor estratégias e normas relacionadas à gestão dos recursos de informação e tecnologias associadas, promover a sua implementação e zelar pelo seu cumprimento;

Propor a criação de grupos de trabalho, comissões e/ou câmaras técnicas para auxiliarem nas decisões do Comitê, definindo seus objetivos, composição, regimento e prazo para conclusão de seus trabalhos, quando for o caso;

Propor alterações em seu regimento interno;

Analisar e acompanhar a execução do plano de metas de TI;

Analisar e aprovar o plano de ações e de investimentos em TI;

Analisar projetos que envolvam TI, propostos após a publicação do PDTI e, caso aprovados, determinar sua inclusão na próxima revisão do PDTI.

2

 

Assistente Administrativo

 

 

Requisito para ocupação do cargo: ensino médio

Atribuições:

Executar ações e tarefas de apoio administrativo, relativas à gestão de pessoas, suprimentos, comunicação administrativa, reprografia, patrimônio, jurídico e demais serviços de apoio administrativo;

Preencher documentos;

Preparar relatórios, formulários, planilhas, atas;

Acompanhar processos administrativos, cumprindo todos os procedimentos necessários referentes aos mesmos;

Atender clientes internos e externos;

Organizar arquivos e pastas de trabalho da Unidade;

Realizar demais atividades inerentes ao cargo.

         

Art. 14. As funções de Coordenadores de Área/segmento constituem funções de confiança da Chefia da Unidade de Planejamento, ficando a indicação a seu critério devendo ter as mesmas atribuições da chefia em seus segmentos.

 

Seção III

Nomeação do Gestor

 

Art. 15. A indicação para nomeação da chefia da Unidade de Planejamento deverá seguir os critérios estabelecidos pela Resolução n.º 8, de 24 de setembro de 2012, da Diretoria Executiva da Ebserh Sede e pelo Regulamento de Pessoal da Ebserh.

 

Art. 16. A chefia da Unidade de Planejamento é uma função gratificada na estrutura das filiais da Ebserh, sendo a classificação, descrição e atribuições apresentadas no Plano de Cargos em Comissão e Funções Gratificadas (PCCFG) da Ebserh.

§ 1.º A chefia da Unidade de Planejamento deverá ser ocupada por pessoa graduada, conforme disposições contidas no PCCFG, preferencialmente com capacitação em gestão pública.

§ 2.º Nas ausências e impedimentos previstos em lei, (como férias, licenças-saúde, afastamentos para capacitação, etc) da chefia da Unidade de Planejamento, assumirá pessoa de sua confiança que será o substituto legal, formalmente nomeado, permanecendo no cargo por igual período ao do mandato da chefia.

 

Capítulo V

Organização Interna

Seção I

Do Funcionamento

 

Art. 17. A Unidade de Planejamento funciona das 7 às 17 horas, de segunda à sexta-feira. 

 

Art. 18. Os afastamentos e férias deverão ser inicialmente avaliados pela Chefia para posterior encaminhamento à Alta Gestão para deliberação e seguirão os normativos dos Serviços de Recursos Humanos de cada categoria dos trabalhadores da Unidade, referentes à matéria.

 

Seção II

Do Conselho Gestor

 

Art. 19. A Unidade de Planejamento poderá ter um Conselho Gestor, de natureza consultiva e deliberativa, de caráter permanente, constituído pela chefia e representantes dos segmentos que a compõem, com a finalidade de auxiliar na tomada de decisões, relacionadas à funcionalidade do serviço.

 

Art. 20. São objetivos do Conselho Gestor:

I - promover o alinhamento das ações das diretrizes estratégicas da Unidade;

II - promover e apoiar a priorização de projetos a serem atendidos para dar suporte às necessidades estratégias de planejamento da Unidade;

III - implementar oportunidades de melhorias para que a unidade possa se adaptar rapidamente a mudanças de circunstâncias tecnológicas ou de gestão e a novas demandas operacionais.

 

Art. 21. Compõem o Conselho Gestor da Unidade de Planejamento:

I - a chefia, como coordenadora do Conselho;

II - um representante de cada segmento da Unidade:

planejamento estratégico;

acesso à informação;

regulamentos e normas.

§ 1.º Nas ausências e impedimentos legais da chefia da Unidade, assumirá a coordenação do comitê seu substituto legal.

§ 2.º O secretário do comitê será escolhido dentre os representantes de cada segmento da Unidade representado no comitê, se a mesma não possuir o serviço de secretariado.

 

Art. 22. Caberá ao secretário do Conselho ou ao representante do segmento com a função de secretário do Conselho:

I - organizar a ordem do dia;

II - receber e protocolar os processos e expedientes;

III - manter controle dos prazos legais e regimentais referentes aos processos que devam ser examinados e/ou reexaminados nas reuniões do Conselho;

IV - providenciar o cumprimento das diligências determinadas; 

V - lavrar termos de abertura e encerramento dos livros de ata, de protocolo, de registro de atas, e de registro de deliberações, rubricando-os e mantendo-os sob vigilância;

VI - lavrar e assinar as atas de reuniões do Conselho;

VII - elaborar relatório mensal das atividades do Conselho;

VIII - providenciar, por determinação do coordenador, a convocação das sessões ordinárias e extraordinárias, que deverá conter a pauta das reuniões;

IX - realizar outras funções determinadas pelo coordenador, relacionadas ao Conselho.

 

Art. 23. São competências do Conselho Gestor:

I – elaborar, revisar e propor atualização dos documentos normativos da Unidade;

II - apreciar o Plano Anual de Investimento da Unidade, para o exercício subsequente;

III - definir as diretrizes de planejamento, organização e execução das atividades da Unidade;

IV - definir prioridades na formulação e execução de planos e projetos relacionados à expansão da Unidade;

V - estabelecer um cronograma de reuniões e de atividades do Conselho para o exercício, quando do início das atividades;

VI – dar andamento as ações propostas no Plano Diretor Estratégico (PDE) institucional para a Unidade;

VII - propor a criação de Grupos de Trabalho para:

a) auxiliarem nas decisões do Conselho Gestor, definindo sua composição, objetivos e prazo para conclusão dos trabalhos;

b) comporem o centro de custo da unidade, com o objetivo de fazer levantamento das demandas de materiais de consumo e permanente, gerir e controlar estoque, bem como acompanhar o andamento das aquisições.

 

Seção III

Das Reuniões

 

Art. 24. As reuniões ordinárias da Unidade de Planejamento serão realizadas pela Chefia, juntamente com o Conselho Gestor, e acontecerão mensalmente, com agendamento prévio de cinco (dias úteis) e registro em ata.

Parágrafo único. Reuniões extraordinárias poderão ser convocadas a qualquer momento, com antecedência mínima de três dias úteis, seja pela Chefia ou pelo Conselho Gestor, de acordo com a demanda do serviço.

 

Art. 25. As decisões do Conselho serão tomadas pela maioria simples presente à reunião, cabendo ao coordenador o voto de desempate.

 

Art. 26. Cada membro do Conselho Gestor ficará responsável por realizar reuniões com seus subordinados, conforme demanda de suas áreas.

 

Art. 27. A definição das condutas a serem tomadas inerentes à Unidade de Planejamento será determinada pela Chefia, em conjunto com o Conselho Gestor, seguindo as exigências da Instituição e obedecendo as normas legais.

 

Capítulo VI

Indicadores de Gestão

 

Art. 28. São indicadores de gestão da Unidade de Planejamento dispostos no quadro abaixo:

1

Indicadores de Produção

Especificação

 

- Documentos normativos atualizados e publicados;

- Relatórios produzidos.

- Mensal

- Mensal

2

Indicadores de Desempenho

Especificação

 

 

 

- Taxa de adesão às reuniões de alinhamento geral, estratégico, tático e operacional;

- Percentual de Unidades Assistenciais e Administrativas com grupo gestor formalizado.

Mensal

 

- Mensal

 

Capítulo VII

Base Legal

 

Art. 29. Constitui fundamentação legal para o funcionamento da Unidade de Planejamento:

I – diretrizes técnicas da Ebserh constantes da Estrutura Organizacional dos Hospitais sob gestão da Empresa;

II – regimento interno do HC. 

 

Capítulo VIII

Disposições finais

 

Art. 30. O funcionamento da Unidade de Planejamento, além dos critérios, regras e recomendações contidas neste Regulamento, deve observar a legislação brasileira pertinente, assim como o Estatuto e o Regimento Geral da Ebserh, bem como as regras estabelecidas internamente pela Instituição.

§ 1.º Assuntos referentes a normas e rotinas da Unidade devem ser tratados em documento próprio (manual de normas e rotinas e/ou POPs).

§ 2.º O descumprimento das determinações previstas neste Regulamento é passível de sanções, em conformidade com os Regimentos Internos e Legislações aplicáveis a cada vínculo dos trabalhadores. 

 

Art. 31. Os casos omissos deverão ser objeto de discussão e deliberação do Conselho Gestor com a Chefia da Unidade de Planejamento, bem como com a chefia imediatamente superior.

 

Art. 32. O presente Regulamento entra em vigor na data de sua publicação.

 

 

 

Publicado no Boletim de Serviço HC-UFTM/Filial Ebserh n.º 142, de 28 de agosto de 2017, p. 49-60